Tapahtuma on tilaisuus

Olen mukana järjestämässä markkinointitapahtumaa, joten projektiryhmämme kanssa päätimme tutustua hieman tapahtuman järjestämiseen liittyvään kirjallisuuteen. Helena Vallon ja Eija Häyrisen kirjoittamasta Tapahtuma on tilaisuus-tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen –kirjasta löytyy paljon hyviä vinkkejä ja perusasioita, joita tulee ottaa huomioon tapahtuman suunnittelussa ja itse tilaisuudessa. Suosittelen tähän kirjaan tutustumista, jos on mukana tapahtuman järjestämisessä ja kaipaa apua esimerkiksi suunnittelun aloittamisessa ja siinä, mistä voi apua hakea. Kirjassa on hyvä kaavio, mistä kannatta lähteä liikkeelle, jotta tapahtumalla olisi hyvät mahdollisuudet onnistua.

Ensin pitää miettiä seuraavia kolmea kysymystä:

Miksi tapahtuma järjestetäänà on tärkeää miettiä,mitä tapahtumalla halutaan viestittää

Kenelle se järjestetäänà Kohderyhmä ja sen tarpeisiin ja kiinnostuksen kohteisiin tutustuminen

Mitä järjestetäänàtapahtuman luonne ja virallisuusaste

à näihin kysymyksiin vastaamisesta syntyy IDEA

Seuraavaksi kysytään

Miten tapahtuma järjestetäänàtärkeää toteuttaa niin että haluttu tavoite saavutetaan ja viesti välittyy, järjestetäänkö itse vai ostetaanko palvelu/palvelut muualta

Millainen ohjelma ja sisältöà otettava huomioon kohderyhmä ja se mitä tapahtumalla tavoitellaan

Kuka toimii isäntänäàtapahtumalla pitää aina olla isäntä, joku kuka tuntee tarvetta tapahtuman järjestämiselle

à näistä syntyy tapahtuman TEEMA

Jos nämä kahden kolmion kysymykset ovat tasapainossa, niistä syntyy tuikkiva tähti, joka on merkki onnistuneesta tapahtumasta.

Kirjassa oli myös mielenkiintoinen kaavio, jonka avulla voidaan mitata tapahtuman tuloksellisuutta eli sitä oliko tapahtuma kannattava. Tulos ilmoitetaan prosentteina. Jos tulos on negatiivinen, niin tapahtuma ei ollut kannattava investointi ja positiivinen tulos taas päinvastaista.

Kirjassa oli paljon perusasioista ja aiheet ovat selkeästi jäsennelty.
Lyhyet esimerkit erilaisista tapahtumista toivat kivaa vaihtelua lukemiseen ja niiden avulla sisäisti hyvin edellä kerrotun teorian. Kirjassa suositeltiin tutustumista Suomen tapahtumamarkkinointiyhdistyksen nettisivuihin. Kävinkin siellä kurkkaamassa ja sieltä löytyy kaikennäköistä tietoa tapahtumamarkkinoinnista. Jos muitakin kiinnostaa käydä kurkkaamassa niin tässä on osoite http://www.tapahtumamarkkinointi.com/ . Tämän kirjan jälkeen on hyvä jatkaa eteenpäin, itsevarmempana tapahtuman järjestämisen suhteen.

Mari